Тайм-менеджмент (ТМ) для тех, кто не любит ТМ

Этот материал мне прислала читательница блога – Степина Людмила. Это ее личный опыт планирования своего рабочего дня и времени. Мне он показался любопытным. Публикую с разрешения автора :)

Тайм-менеджмент (ТМ) для тех, кто не любит ТМ

У всех нас есть мечты – большие и не очень. У кого-то они сбываются, у кого-то нет. Почему? На уровне алгоритма все просто. Мечту преобразуем в Цель.  Цель разбиваем на более простые блоки – Задачи. Ну и для решения Задачи предпринимаем Действия. Чего проще? Ага… Как бы не так.

А если человек спонтаник (легко переключается-отвлекается на всякие «левые»  идеи-действия)? А если еще и расстыковщик (по терминологии НЛП) – если что-то сделать НАДО, так сразу не хочется делать?

Классический тайм-менеджмент  – после  прочтения  более  десятка книг по ТМ – у меня  вызывал изжогу. Записывать каждый «чих» в план на день – тоска.  Несколько раз пробовала работать с Аутлуком – неудобно L. Не вижу картину в целом. Не вижу связок.

Понятно, что руководителю нужен инструмент ТМ, чтобы все успевать. Но то, что написано в книжках по ТМ, мне  явно не подходило.  И вообще спонтанику так жить  не интересно, когда весь день уже расписан наперед J. Поэтому фиксировала лишь совсем жесткие события. Но тогда упускается самое важное, поскольку  его всегда можно отложить «на потом».

Пришлось изобретать собственную систему достижения Целей (конечно, с учетом того, что было прочитано). Сразу скажу, одного Ежедневника для этого мало. Нужен еще  Дневник «пинатель-и-уравновешиватель» («разбор полетов», выплеск  и осознание эмоций, чек-листы для формирования новых Привычек и отвыкания от старых  и проч.). И другие Тренажеры для развития нужных навыков-Привычек.

Ежедневник и Дневник – тоже Тренажеры, кстати. Самое милое дело – переводим все, что нужно для результативной работы,  в автоматизмы. И уже не надо бороться с собой. Проверено на опыте многих компаний.

И кстати, это лучший подарок, который руководитель может сделать своим подчиненным (и себе) – помочь сформировать привычки-автоматизмы  результативной работы. И самому понукать придется гораздо меньше. Красота…

Делюсь вариантом органайзера для тех, кому по роду своей деятельности нужно изобретать что-то новое. И при этом идеи еще должны вызреть, прежде чем их стоит пускать в дело.

Как примерно выглядит Ежедневник – см. ниже (здесь я описываю не все его разделы, конечно).

1.Файл сохраняю с текущей датой, редактирую в течение дня J. Ставлю плюсики по выполненным делам. Минусы – по невыполненным. В конце дня сохраняю на след. день –  с новой датой. Редактирую. Утром следующего дня еще раз редактирую, если нужно.

2.Три столбца – три группы дел по приоритетности. Откуда берутся приоритеты? Из главных жизненных целей по всем ключевым областям.

Зачем нужны приоритеты? Постепенно формируется ЧУВСТВО приоритетности дел (для спонтаника это особенно важно) J. И когда берешься за малозначимое дело, уже начинает плющить и колбасить. А уж с утра фигней заниматься становится вообще невозможно – очень большой внутренний дискомфорт возникает J.

3. Чтобы видеть, во что реально вкладываешься в течения дня (недели и проч.) – добавляем разные цвета. Это могут быть Ключевые области (см. Колесо жизни). Ключевые проекты. Ключевые направления работы руководителя  (финансы, персонал, проекты и др.). Или симбиоз Работы, Личной жизни и др. Кому как удобнее.

Несколько цветов (или шрифт, или выделение – кому как удобнее для глаза). Сейчас мне удобнее выделение, раньше шрифт был разного цвета.

Что дают цвета – сразу видно, по каким направлениям густо, по каким – пусто. А главное – дают цельную картину по данному направлению, даже когда Дела разбросаны по 3 колонкам по важности.

Цветом можно выделять только задачу (цель), а сами запланированные действия идут без выделения. Или весь блок. Кому как комфортнее.

4.Общая логика планирования: Цель – Задачи – Действия. Сюда  попадают Задачи – Действия (для сложных Целей). Или Цели-действия.

5.В какой-то мере это можно назвать логикой Воронки продаж J – в реальные планы на день попадет только самое стоящее из того, что было обмыслено ранее. Или сельхозлогикой – Идеи для внедрения  должны вызреть – от самой верхней строки до нижних строк, когда они уже выльются в Дела Плана на день. Почему это важно? Постепенно Вы перестанете делать многие дела, которые есть полная фигня с точки зрения ваших жизненных целей.

Почему идеи зреют не снизу вверх, вроде бы так логичнее? Потому, что до низа файла мы просто не дойдем – прочли план на сегодня и все. Вряд ли будет ежедневное перечитывание. А это принципиально важно, чтобы «родить» новые идеи. Или понять, что пора «зарубить» (изменить)  то, что уже написано.

6.Все, что жестко привязано к дате (дни рождения, например)  – в аутлук КПК (как напоминалка). КПК всегда под рукой, в том числе как накопитель для «ночных идей». Это привычка (с момента появления КПК), хотя сейчас это уже анахронизм J.

7. С утра – на свежую голову – прочитывается и редактируется весь файл.

8. Идеи (из всех источников) сразу заносятся в идеи (привыкнуть к этому легко) – если они настолько «горячие», что в течение ближайших 2 месяцев их надо внедрять. Если не настолько горячие – то в отдельный файл, но по логике Ключевых областей, а не виде неразобранной  «свалки».

9.На файлы Ежедневника и Дневника можно поставить пароли.

Идеи (действий для достижения Целей)  –  мои, из книжек, рассылок, из общения с  Клиентами  и проч. Тут я умышленно не делю на 3 группы (как в мозговом штурме – не надо сразу оценивать, навешивать ярлыки). Да и читать-обмысливать  удобнее идею целиком, по горизонтали.


Задачи-действия на ближайшее время (до 2 месяцев). Их я перечитываю утром каждый день – это генерирует новые идеи и ставит под вопрос то, что уже запланировано сделать J. Тогда идет редактирование содержимого этих колонок. Если этот блок большой – то лучше его делать отдельной таблицей. Но она все равно в ежедневном файле. Если совсем-совсем большой – делаем отдельный файл, а сюда ставим гиперссылку на него.

Если возникли вопросы, пишите мне  steplm@soecon-consulting.ru

Генеральный директор группы компаний
Центр кадрового консалтинга СОЭКОН, к.ф.н.,
Степина Людмила Михайловна

Запись опубликована автором Иван Севостьянов